Photobooth opstellen bij een event

Lees de zaal voordat je uitlaadt

Kies de photobooth plek zaal per zaal: wat in een kasteel werkt, werkt niet in een tent naast de dansvloer. Loop met lege handen naar binnen. Zoek het stopcontact dat je echt gaat gebruiken, niet dat op de plattegrond. Zoek de deur waar de catering tafels doorheen gaat duwen, want dat is de deur waar je geen booth voor mag parkeren. Kijk naar de vloer waar de machine komt te staan en naar de plafondlampen erboven. Twee minuten hiervan veranderen waar je alles neerzet, en het is veel goedkoper dan een opgebouwde booth verplaatsen.

Laad daarna uit in de volgorde waarin je gaat bouwen, zodat niets wat je als eerste nodig hebt achter de propskrat onderin de bus belandt.

De opbouwvolgorde

1. Stroom. Rol de verlengkabel uit en plak hem vast voordat er iets anders op zijn route staat. Een kabel die later komt, kruist altijd de verkeerde plek.
2. Constructie. Platform, kast of totem, gepositioneerd en waterpas gesteld zolang het nog licht genoeg is om bij te sturen.
3. Camera en printer. Monteren, aansluiten, media laden. De printer wil een vlak oppervlak en lucht eromheen, niet de binnenkant van een dichte sokkel.
4. Software. Start hem, laad de template van de klant en draai een volledige sessie van begin tot eind, van opname tot print of delen.
5. Licht. Richt het op gezichten, niet op de lens en niet op de spiegel. Dit is de stap die mensen afraffelen om er vervolgens de hele avond excuses voor te maken.
6. Achtergrond en props. Als laatste, want dat zijn de enige onderdelen die je in seconden kunt verplaatsen zodra er gasten in de zaal zijn.

Het principe achter de volgorde is simpel: alles wat moeilijk terug te draaien is gaat als eerste omhoog, alles wat makkelijk te verplaatsen is als laatste. Photobooth stroom en licht regel je zelf, want een zaal levert allebei zelden zoals jij het wilt.

Een photo booth flash bevriest beweging en houdt de print scherp, en dat is de reden dat een printbooth er een heeft. Voor video werkt hij niet: een 360 photobooth setup draait op continu LED-licht, omdat een flits een bewegende clip niet dekt. Zet de camera pas op de photobooth stand als die op stelvoeten stil staat: een photo booth stand die wiebelt, geeft onscherpe opnamen die je achteraf niet meer herstelt.

Wat elk formaat je aan tijd kost

Een spiegelbooth is de vriendelijke: een hoek, een stopcontact en ruimte voor een groep om een stap terug te doen. Zijn trage deel is het licht, want een reflecterend oppervlak toont je elke lamp in de zaal. Een vintage kast is volume in plaats van complexiteit: plan de route door de locatie voordat je de opbouw plant. Een 360 platform heeft minder onderdelen en een preciezere opbouw, want video straft een vloer die niet waterpas is en een lamp die flikkert op een manier die een stilstaande foto zou vergeven. Platforms komen in 80 cm en 100 cm, en dat verschil bepaalt of de arm vrij langs het meubilair draait. Een automaat installeer je een keer in plaats van wekelijks, dus het werk verschuift naar de locatiecheck.

In Engelse briefings van internationale klanten heet dit een event photobooth setup of een photobooth at event setup, en de eisen zijn dezelfde: één stopcontact, een vlakke vloer en een muur of hoek die je mag gebruiken. De photobooth setup die je op locatie neerzet, is dezelfde die je thuis een keer hebt doorlopen.

De formaatvergelijking, vloerruimte inbegrepen, staat in 360 of spiegel photobooth.

De checks voor de eerste gast

• Een print in je hand. Geen preview op een scherm. Houd hem vast, check de kleur, check de uitsnede, check dat de namen gespeld zijn zoals de klant ze spelt.
• Waterpas. Een glazen basis of een draaiplatform dat niet waterpas staat, voelt elke gast die erop stapt.
• Kabels. Vastgeplakt, afgedekt of langs een muur geleid. Niemand herinnert zich een goede booth, iedereen herinnert zich een struikelpartij.
• Delen. Krijgen gasten hun foto op de telefoon, test het dan op een telefoon, op de verbinding die de locatie echt heeft.
• Media. Weet hoeveel prints er nog op de geladen rol zitten en heb de reserve open in de bus, niet verzegeld in een doos.
• Kader. Ga staan waar een gast staat en kijk wat er achter je is: een brandblusser, een vuilnisbak en een dienstdeur eindigen allemaal op de foto’s.

De vier dingen die altijd misgaan

Het stopcontact zit ver weg. Altijd. Neem meer verlengkabel mee dan de locatie ooit nodig kan hebben en neem hem op een haspel, zodat de ongebruikte lengte niet als een kluwen onder de booth eindigt.

De vloer is niet waterpas. Tentvloeren, oud parket en terrassen zijn zelden vlak. Stelvoeten en een paar vulplaatjes verhelpen in een minuut waar een draaiplatform anders de hele avond over klaagt.

Het zaallicht valt in de spiegel. Een spot achter de gasten landt in het glas. Verplaats de booth een meter, zet hem schuin, of laat die ene lamp met de zaalmanager uitzetten voordat de zaal volloopt.

De wifi van de locatie werkt niet. Ga ervan uit dat hij het niet doet. Neem je eigen verbinding mee en een booth die blijft opnemen en printen als hij wegvalt, en later uploadt. Je photobooth software hoort dat af te handelen zonder dat jij er tijdens het event aan zit.

Wat er in het voertuig leeft

Dit is de kit die voorkomt dat een locatie jouw avond bezit: verlengkabels op een haspel, een stekkerdoos met overspanningsbeveiliging, gaffertape en een kabelmat, tiewraps, een reserverol media, een microvezeldoek en glasreiniger, een kleine zaklamp, een waterpas, een multitool, reserve USB-kabels, een camera-accu met lader, en een klaptafel voor de printer wanneer de locatie er geen geeft. De volledige startinventaris, inclusief wat kan wachten, staat in de photobooth uitrustingslijst.

Twee dingen horen nog in de photobooth bus omdat ze de foto’s veranderen in plaats van de opbouw: een achtergrond op maat van een echte groep en een krat props die je in een minuut uitstalt.

Afbouwen hoort bij het opstellen

De meeste schade ontstaat om twee uur ’s nachts, moe, in een zaal die om je heen wordt leeggeruimd. Schakel netjes uit, laat de printer afronden, haal de media eruit voordat de machine op zijn kant gaat, en pak elke keer in dezelfde volgorde in. Een booth die goed is ingepakt, is een booth die bij het volgende event snel staat.

Ben je de machine nog aan het kiezen, dan staat de prijs van elk formaat in wat een photobooth kost, en het bedrijf eromheen in een photobooth bedrijf starten. Van wie je hem koopt bepaalt wie je helpt als een opbouw misloopt, en dat is het punt van kopen bij een photobooth fabrikant.