Installare un photobooth a un evento

Leggi la sala prima di scaricare

Entra a mani vuote. Trova la presa che userai davvero, non quella sulla piantina. Trova la porta da cui il catering farà passare i tavoli, perché è la porta davanti alla quale non devi parcheggiare una macchina. Guarda il pavimento dove starà e guarda le luci a soffitto sopra. Due minuti così cambiano dove metti ogni cosa, e costano molto meno che spostare una cabina già montata.

Poi scarica nell’ordine in cui monterai, così quello che ti serve per primo non finisce in fondo al furgone dietro la cassa degli accessori.

Dove mettere l’angolo photo booth e quanto spazio serve

L’angolo photo booth va dove la gente passa ma non dove si accalca: vicino al bar e lontano dalla pista, in vista dai tavoli e mai davanti alla porta del catering. Quanto spazio serve per un photobooth dipende dal formato: uno specchio o un totem lavorano in 2 x 2 metri, con un passo indietro per il gruppo davanti allo stand; una piattaforma 360 vuole circa 3 x 3 metri, raggio del braccio compreso; il mobile vintage occupa poco, ma chiede un percorso largo per arrivarci. Lascia sempre un corridoio per la fila, perché l’allestimento photobooth più bello non regge se venti persone in attesa bloccano il passaggio ai camerieri.

L’ordine di montaggio

1. Corrente. Stendi la prolunga e fissala prima che qualsiasi altra cosa si appoggi sul suo percorso. Un cavo aggiunto dopo passa sempre nel punto sbagliato.
2. Struttura. Piattaforma, mobile o totem, posizionati e messi in bolla mentre c’è ancora luce per correggere.
3. Fotocamera e stampante. Montare, collegare, caricare i consumabili. La stampante vuole un piano stabile e aria attorno, non l’interno di uno zoccolo chiuso.
4. Software. Avvialo, carica il template del cliente e fai girare una sessione intera dall’inizio alla fine, dallo scatto alla stampa o alla condivisione.
5. Luce. Puntala sui volti, non sull’obiettivo e non sullo specchio. È il passo che si tende a sbrigare per poi passare la serata a chiedere scusa.
6. Sfondo e accessori. Per ultimi, perché sono le uniche parti che puoi riposizionare in pochi secondi quando la sala è già piena.

Il principio dietro l’ordine è semplice: tutto ciò che è difficile da disfare si monta per primo, tutto ciò che si sposta facilmente si monta per ultimo.

Montaggio photobooth: in quanto tempo si monta ogni formato

Il photobooth specchio è il più gentile: un angolo, una presa e spazio perché un gruppo possa fare un passo indietro. La sua parte lenta è la luce, perché una superficie riflettente ti mostra ogni lampada della sala. Il mobile vintage è volume più che complessità: pianifica il percorso dentro la location prima di pianificare il montaggio. La piattaforma 360 ha meno pezzi e un montaggio più pignolo, perché il video punisce un pavimento fuori bolla e una luce che sfarfalla come una foto ferma non farebbe. Le piattaforme esistono da 80 cm e da 100 cm, e quella differenza decide se il braccio gira libero dai mobili. Il photobooth automatico si installa una volta invece che ogni settimana, quindi il lavoro si sposta sul sopralluogo.

Il confronto tra formati, spazio a terra incluso, è in photobooth 360 o specchio.

I controlli prima del primo ospite

• Una stampa in mano. Non un’anteprima a schermo. Tienila, controlla il colore, controlla il taglio, controlla che i nomi siano scritti come li scrive il cliente.
• In bolla. Una base di cristallo o una piattaforma rotante fuori bolla la sente ogni ospite che ci sale.
• Cavi. Fissati, coperti o fatti correre lungo un muro. Nessuno si ricorda una cabina fatta bene, tutti si ricordano di aver inciampato.
• Condivisione. Se gli ospiti ricevono la foto sul telefono, provala da un telefono, sulla connessione che la location ha davvero.
• Consumabili. Sappi quante stampe restano sul rotolo caricato e tieni il ricambio già aperto nel furgone, non sigillato in una scatola.
• Inquadratura. Mettiti dove si mette un ospite e guarda cosa hai dietro: un estintore, un bidone e una porta di servizio finiscono tutti nelle foto.

Le quattro cose che vanno sempre storte

La presa è lontana. Lo è sempre. Porta più prolunga di quanta la location possa mai servire e portala su un avvolgicavo, così la lunghezza inutilizzata non finisce arrotolata sotto la macchina.

Il pavimento non è in piano. Pedane da tensostruttura, parquet vecchi e terrazze sono raramente piani. Piedini regolabili e un paio di spessori risolvono in un minuto quello di cui una piattaforma rotante si lamenterebbe tutta la sera.

La luce della sala entra nello specchio. Un faretto dietro gli ospiti finisce nel vetro. Sposta la cabina di un metro, angolala, oppure fai spegnere quella lampada con il responsabile della sala prima che si riempia.

Il wifi della location non va. Dai per scontato che non funzioni. Porta la tua connessione e una macchina che continua a scattare e stampare quando cade, per caricare dopo. Il tuo software photobooth deve gestirlo senza che tu ci metta mano durante l’evento.

Cosa vive nel veicolo

Questo è il kit che impedisce a una location di prendersi la tua serata: prolunghe su avvolgicavo, una ciabatta con protezione da sovratensioni, nastro gaffer e un passacavi, fascette, un rotolo di consumabile di ricambio, un panno in microfibra e detergente per vetri, una piccola torcia, una livella, un multiuso, cavi USB di scorta, una batteria per la fotocamera con caricatore, e un tavolino pieghevole per la stampante quando la location non te ne dà uno. L’inventario iniziale completo, con quello che può aspettare, è nell’ attrezzatura per photobooth.

Altre due cose stanno nel furgone perché cambiano le foto invece del montaggio: uno sfondo dimensionato per un gruppo vero e una cassa di accessori che puoi disporre in un minuto.

Lo smontaggio fa parte del montaggio

Quasi tutti i danni succedono alle due di notte, stanchi, in una sala che ti viene svuotata intorno. Spegni come si deve, lascia finire la stampante, togli i consumabili prima che la macchina vada di lato, e imballa sempre nello stesso ordine. Una cabina fotografica imballata bene è una cabina che al prossimo evento si monta in fretta.

Se stai ancora scegliendo la macchina, il prezzo di ogni formato è in quanto costa un photobooth, e l’attività che ci gira intorno è in aprire un’attività di photobooth. Da chi la compri decide chi ti aiuta quando un montaggio va male, ed è il punto di comprare da un produttore di photobooth.